1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Цей порядок поширюється на персонал органу з сертифікації персоналу ТОВ «Інститут муніципального менеджменту» (далі –ОСП) та замовників сертифікації (кандидатів) і є обов’язковим для виконання.

1.2. Цей порядок встановлює порядок реєстрації, обробки та вирішення скарг та апеляцій щодо рішень та дій ОСП.

1.3. Цей порядок є публічно доступним і повинен надаватися без обмежень за вимогою будь-якої особи, яка має спільні стосунки з ОСП.

  1. ВИЗНАЧЕННЯ ТЕРМІНІВ

Апеляція – запит заявника, кандидата чи сертифікованої особи для перегляду  будь якого несприятливого рішення прийнятого органом сертифікації відносно його/її очікуваного статусу сертифікації.

Апеляційна комісія ОСП – комісія, яка створюється для розгляду спірних питань в сфері сертифікації персоналу.

Скарга/протест – незадоволення, протест чи заперечення, викладені у письмовій формі, стосовно діяльності  ОСП  (його  посадових  осіб)  при  проведенні  робіт  з  сертифікації персоналу.

  1. ОПИС ПРОЦЕДУРИ

3.1. Цей порядок полягає у тому, що ОСП розглядає всі скарги та апеляції, ґрунтуючись на принципах доступності, об’єктивності, конфіденційності та безкоштовності доступу.

3.2. У разі незгоди з рішенням ОСП, що прийняте за результатами проведення сертифікації, заявник може подати письмову заяву до ОСП не пізніше одного місяця з дати отримання такого рішення.

3.3. Для розгляду скарг та апеляцій ОСП створює відповідну комісію (далі – Апеляційна комісія). Термін розгляду скарги чи апеляції не повинен перевищувати більше 30 календарних днів.

3.4. Апеляційна комісія

При надходженні скарг та апеляцій надається керівнику ОСП, який встановлює, чи стосується скарга діяльності з сертифікації персоналу, за яку несе відповідальність ОСП.

За результатами ознайомлення із скаргою чи апеляцією та визначення напрямку діяльності, якої стосується скарга/апеляція, керівник ОСП у триденний термін наказом призначає Апеляційну комісію для її розгляду.

В разі наявності загрози неупередженості, при розгляді скарги/апеляції персоналом ОСП, вона може передаватися для розгляду до апеляційної комісії. До складу комісії не призначаються особи, які мають відношення до питання, що оскаржується.

ОСП має офіційно сповістити скаржника/апелянта про отримання скарги або апеляції

Апеляційну комісію очолює Голова, який обирається простою більшістю голосів членами Апеляційної комісії та затверджується керівником ОСП.

Секретарем комісії призначений на постійній основі менеджер (управитель) з організації консультативних послуг (далі – секретар).

3.5. Для розгляду апеляції (скарги чи спірного питання) секретар комісії формує наступні документи:

– апеляцію (скаргу чи спірне питання) заявника;

– листування щодо порушеного питання між заявником і ОСП;

– відповідні записи, на підставі яких виникло питання (протоколи іспитів, рішення тощо)

– особисті дані щодо заявника

– інші документи у разі потреби

Секретар ознайомлює членів комісії з наявними матеріалами заздалегідь до засідання комісії.

За 5 днів до дати засідання комісії її секретар інформує про час і місце засідання членів комісії, заявника та інших запрошених. Список запрошених секретар погоджує з головою комісії.

3.6. Процедура розгляду та прийняття рішень апеляційною комісією

ОСП реєструє всі апеляції, скарги та спірні питання щодо сертифікації, а також заходи з усунення їх причин. Відповідальним за ведення журналу апеляцій та скарг є секретар апеляційної комісії.

За дорученням комісії, інформацію з питання, що розглядається готує один із членів комісії.

Скаржник/апелянт має право бути заслуханим на засіданні комісії, також Голова комісії може надати слово особам, які брали участь в процесі сертифікації та іншим присутнім на засіданні.

Рішення щодо апеляції (скарги чи спірного питання) комісія приймає на закритому засіданні конфіденційно. Під час прийняття рішення мають право бути присутні лише члени та секретар апеляційної комісії.

Протокол засідання комісії веде і підписує її секретар, а затверджує голова комісії.

Секретар комісії складає рішення і в письмовій формі за підписом голови комісії доводить до відома апелянта/скаржника або надсилає рекомендованим листом.

У разі визнання обґрунтованості апеляції чи скарги керівник ОСП визначає необхідні подальші дії для вирішення проблеми та доручає визначеній особі вжити їх.

Всі матеріали, що стосуються розгляду апеляції чи скарги, в тому числі листування, протокол, рішення та відомості щодо їх впровадження зберігаються в окремій справі не менше 10 років.

Доступ до процесу розглядання апеляції чи скарги для заявника є безкоштовним. Витрати, пов’язані з розглядом апеляції (скарги чи спірного питання) несе кожна зі сторін.

  1. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

4.1. За підтримання в робочому стані (функціонування та актуалізацію) цієї процедури відповідає секретар апеляційної комісії.

4.2. За порушення вимог процедури винні в цьому співробітники в залежності від тяжкості наслідків несуть відповідальність в адміністративному або судовому порядку.

  1. КОНТРОЛЬ

5.1. Контроль за виконанням цієї процедури покладається на керівника ОСП.